EL ACTA
TRABAJO DE PERIODO
DE TÉCNICAS DE OFICINA
María Angélica Serrano Mora. Cód: 43
Leydi Tatiana Ramírez Caballero. Cód:
34
Alejandra Cornejo Mayorga. Cód: 13
Kevin Mauricio Massey Espinosa. Cód: 24
PRESENTADO A: Noralba Jaimes Yañez
INSTITUTO TÉCNICO NACIONAL DE
COMERCIO
ÁREA COMERCIAL
BUCARAMANGA
2014
INTRODUCCIÓN
En este blog encontraras, todo sobre el
acta, el memorando, la constancia y la circular
Encontraras que el acta es un documento
escrito que consta lo sucedido, lo tratado y acordado en una reunión. Sus
partes que son: El membrete, el título, el número, la fecha, la hora, el
lugar, los asistentes, los ausentes, la orden del día, el desarrollo, la
convocatoria, las firmas, con su debida explicación de cada una, también
encontraras un ejemplo. También el memorando es la forma de comunicación
interna más usada. Se utiliza para evitar la alteración de instrucciones o
procedimientos entre las diferentes oficinas de una misma empresa, o para
comunicación entre el jefe y sus subalternos. También sus partes: El
encabezado, el memorando, el código, cuidad y fecha, datos del destinatario,
de, asunto, texto, despedida, remitente, anexo, transcriptor, también con
sus respectivas explicaciones y un ejemplo. Sobre la constancia que es un
documento escrito en que se hace constar algún acto o hecho, a veces de manera
fehaciente. Cuando una persona la solicita, a la empresa o a cualquier entidad.
Sus partes son: El membrete, HACE CONSTAR, texto: tiempo de servicio - salarios
- funciones - fecha de expedición, firma, cargo, transcriptor, con
sus significados y su respectivo ejemplo. También que la circular
es la comunicación externa de carácter general o normativo con el mismo
texto o contenido, dirigida a varios destinatarios. Sus partes son:
encabezado, título y numero, código, cuidad y fecha, destinatario, asunto,
texto, despedida, datos del remitente, anexos, transcriptor, con su respectivo
ejemplo. Gracias por visitar este sitio y espero que les guste.
EL ACTA
¿QUÉ ES?
El acta se clasifica en dos clases
según su registro, a continuación vamos a ver cuáles son y su definición:
·
Acta no registrada: documento que
constituye la memoria de reuniones o actos administrativos.
·
Acta registrada: documento que
corresponde a reuniones de sociedades anónimas, limitadas, en comandita,
consejos y juntas directivas, que obliga a cumplir condiciones específicas
de la entidad competente.
¿PARA QUÉ SIRVE?
Es un documento escrito en el que consta
lo sucedido, lo tratado y acordado en una reunión.
SUS PARTES:
1. Membrete: Nombre de la empresa, logotipo, dirección, teléfono o fax,
correo electrónico o página web
|
2. Título: Es el nombre de la reunión.
Ejemplo: ASAMBLEA
EXTRAORDINARIA DE SOCIOS
3. Número: Toda acta debe llevar un número que debe ser consecutivo para el
control. Ejemplo: ACTA 001
4. Fecha: Lugar, día, mes y año en el que se elabora el acta.
Ejemplo: FECHA: Bucaramanga, 30 de julio de 2014
5. Hora: Se debe registrar la hora de inicio y la hora de finalización de
la reunión. Ejemplo: HORA: De las 09:15 am a las 10:25 am
6. Lugar: Es el sitio donde se lleva a cabo la reunión.
Ejemplo: LUGAR: Hotel El Barón, Salón Diamante
7. Asistentes: Se debe registrar, El cargo que desempeña cada uno en la reunión se
separa del nombre con coma, y se sigue el orden
jerárquico establecido para la reunión. En caso de igual jerarquía, en
orden alfabético por apellidos. Ejemplo:
DE IGUAL JERARQUÍA
ASISTENTES: Rubén Acosta Z.
Patricia Campos P.
Rosa Restrepo V.
CON FUNCIÓN COMÚN
ASISTENTES: Miembros del Consejo
Estudiantil
Pedro Muñoz H., Presidente
Sofía Camargo, Secretaria
Rosario Díaz Pinzón
8. Ausentes: Hay que registrar si los hay, Es conveniente indicar si la ausencia
es justificada o no. Se verifica se hay Quórum o no.
Ejemplo: Pedro Noriega R., Secretario (con justificación)
Javier Suárez Q., Delegado (sin
justificación)
9. Orden del día: En este punto se registra la relación de temas que se han de
tratar en una reunión.
Ejemplo: 1. verificación del Quórum
2. Organización despedida del gerente
3. Organización elección de
gerente
10. Desarrollo: Se toma la descripción de los asuntos tratados en una reunión.
11. Convocatoria: Se registra la fecha y la hora para la siguiente reunión.
Ejemplo: La próxima
reunión se realizará en la oficina de la sucursal de Bucaramanga, el 3 de
agosto de 2014, a partir de las 09:00 am.
12. Firmas: Toda acta lleva las firmas de los responsables, de los
cuales mínimo deben aparecer dos en la página donde finaliza el
texto.
Ejemplo:
MANUEL CHACÓN CORREA JUAN CAMILO VÉLEZ CANO
Presidente
Secretario
¿CÓMO SE HACE?
Márgenes
Superior entre 3 cm y 4 cm
Inferior entre 2 cm y 3 cm
Lateral izquierdo entre 3 cm y 4 cm
Lateral derecho entre 2 cm y 3 cm
Letra: Arial 12
Hoja: Tamaño carta
Espacios:
- Título-Numero acta: 3 espacios
- Acta-Fecha: 3 espacios
- Fecha-Hora: 2 espacios
- Hora-Lugar: 2 espacios
- Lugar-Asistentes: 2 espacios
- Asistentes-Ausentes: 2 espacios
- Ausentes-Orden del día: 2
espacios (Depende de la cantidad de temas a tratar, se dejan
2 espacios)
- Orden del día-Desarrollo:
2 espacios (igual que en el anterior)
- Desarrollo-Convocatoria: 2 espacios (si
se programa nueva reunión)
- Firmas: Nombre completo- cargo: De 4 a
6 espacios
- Firmas-Transcriptor: 3 espacios
EJEMPLO DE ACTA:
MÁRGENES
DEL ACTA
AHORA ESTOY CUMPLIENDO FINANCIERAMENTE POR EL PRÉSTAMO QUE OBtuve del Sr. Benjamin Lee. Me gustaría poner esto en conocimiento del público sobre cómo entré en contacto con el Sr. Benjamin después de perder mi trabajo y de que mi banco y otra institución financiera me negaran el préstamo debido a mi puntuación crediticia. No pude pagar los honorarios de mis hijos. Estaba atrasada en las facturas, a punto de ser echada de casa por mi incapacidad de pagar el alquiler, Fue durante este período que mis hijos me fueron arrebatados por el sistema de acogida. Luego me dispuse a buscar fondos en línea donde perdí $3,670 que pedí prestados a mis amigos, los cuales fueron estafados por dos compañías de préstamos en línea. Hasta que leí sobre el Sr. Benjamin Lee ayudando a la gente con un préstamo en línea en el que se indicaba este correo electrónico (247officedept@gmail.com) en algún lugar de Internet, todavía no estaba convencido por lo que había pasado hasta que un pariente mío que es clérigo también me habló sobre el plan de préstamos en curso con una tasa de interés muy baja del 2% y bonitas condiciones de pago sin penalización por falta de pago. No tengo otra opción que contactarlos, lo que hice a través de un mensaje de texto al +1-989-394-3740 y el Sr. Benjamín me respondió Ese día fue el mejor y más grande día de mi vida, que nunca se puede olvidar cuando recibo una alerta de crédito de $400,000.00 Usd de la cantidad del préstamo que solicité. Utilicé el préstamo de manera efectiva para pagar mis deudas y comenzar un negocio y hoy yo y mis hijos estamos tan felices y satisfechos. También puede contactarlos a través del correo electrónico: (247officedept@gmail.com) Línea de ayuda WhatsApptext: +1-989-394-3740 ¿Por qué estoy haciendo esto? Estoy haciendo esto para salvar a todos los que necesitan un préstamo para no ser víctimas de estafas en Internet. Gracias y que Dios los bendiga a todos, soy Oleksander Artem de Horizon Park BC , Ucrania.
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