LA CIRCULAR

LA CIRCULAR

¿QUÉ ES?

Es una comunicación interna o externa de carácter general informativa o normativa, con el mismo texto o contenido.

¿PARA QUÉ SIRVE?

Se utiliza para dar a conocer actividades internas de la Institución, así como las normas generales, cambios, políticas y asuntos de interés común.

¿CÓMO SE ELABORAN?

Las circulares internas se elaboran en papel tamaño carta sin papel con membrete y logotipo, las cuales serán firmadas por el Secretario General o el Director y las externas se deben elaborar en papel con membrete y logotipo.

MÁRGENES:

Superior 5 cm., Izquierdo 4 cm., Inferior y Derecho 3 cm. 

PARTES DE LA CIRCULAR 

ENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrilla, sólo para circulares internas. No se hace necesario el encabezado en circulares externas debido a que se imprimirá en papel membretado. 

TÍTULO Y NÚMERO: Título ¨ CIRCULAR ¨, centrado, en mayúscula sostenida sin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por la Secretaría 

General. (Número consecutivo es independiente para internas y externas e inicia con 001 cada año). 

CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margen izquierdo se escribe el código de la serie y/o sub-serie al cual corresponde la circular interna o externa según sea el caso, separando estos dos números con un punto. 

CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de coma ( , ) se escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha la inscribirá el 

Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicado impreso en esta dependencia. 

DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales o jurídicas, 

etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas). 

ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6 palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar. 

TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratando solo un asunto por 

Circular. 

DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve y finaliza con coma (,) (Atentamente,) o si la frase de cortesía es extensa terminada en punto (.) 

(Agradecemos su gentil colaboración.). 

DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas. No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguiente con mayúscula inicial. 

ANEXOS: Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. 

DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar el responsable de copiar el documento, se escribe uno de los nombres y la primera letra del apellido en tipo de letra más pequeña. 

Si la persona que firma el documento es la misma que lo digita, no tiene necesidad de identificarse como transcriptora.

EJEMPLO DE CIRCULAR INTERNA

CORPORACION UNIVERSITARIA REMINGTON 

CIRCULAR INTERNA No. 001 

300 

Medellín, 24 de agosto de 2010 

PARA: FUNCIONARIOS Y CONTRATISTAS DE LA CORPORACION 

UNIVERSITARIA REMINGTON. 

Asunto: Utilización del Carné. 

Se recuerda a todos los funcionarios y contratistas de la Corporación Universitaria 

Remington, que es obligación portar el carné en un lugar visible mientras permanezca en sus instalaciones. La no observancia de esta obligación es causal de mala conducta y además, éste es requisito indispensable para poder ingresar a la Institución a prestar el servicio contratado. 

Sin otro particular, 

ORLANDO SOTO BEDOYA 

Secretario General. 

Jenny A. 

EJEMPLO DE CIRCULAR EXTERNA

CIRCULAR EXTERNA No. 001 

Código: 2000 

Medellín,03 de julio de 2013

PARA: ENTES DESCENTRALIZADOS DEL ORDEN MUNICIPAL 

Asunto: Presentación de Tabla de Retención Documental 

En cumplimiento a lo dispuesto en el Decreto 1382 de 1995, por el cual se fijan plazos para que las entidades del orden nacional presenten al Archivo General de la Nación las Tablas de Retención 

Documental, invitamos a una serie de reuniones periódicas a los Jefes de Archivo de los Entes descentralizados del Orden municipal. 

Dichas reuniones se realizarán en las instalaciones de la Corporación Universitaria Remington, allí se plantearán los lineamientos generales para la realización y presentación de Tablas de 

Retención. 

Cordial Saludo, 

MARIBEL PEDRAZA MARIN 

Jefe de Archivo y Correspondencia 

Anexo: dos folios (Fotocopia Decreto 1382 de 1995). 

Olga R. 

MÁRGENES Y ESPACIOS DE LA CIRCULAR:

Espacio para 

Logotipo 

(Sólo para 

Circular 

Externa) 

 NOMBRE DE LA EMPRESA

 (encabezado sólo para circular interna) 

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------------------ ( 3 interlíneas ) 

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CIRCULAR Nº_____ 

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------------------ ( 3 interlíneas ) 

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CÓDIGO DEPENDENCIA-Número de serie y/o subserie 

Ciudad, fecha (cuando se trate de circulares externas, la fecha será colocada por el Grupo 

Correspondencia Archivo, mediante radicado) 

------------------ (2 interlíneas) 

------------------ 

DESTINATARIOS 

------------------ (2 interlíneas) 

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Asunto: (Síntesis del tema de la Circular) 

------------------ 

------------------ (3 interlíneas) 

------------------ 

Texto................ ..................... ................. .............. .................. ........ ......... ..... ................... .... .............. ...................... ... .............. .......... 

------------------ 

------------------ ( 2 interlíneas ) 

Despedida 

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------------------ 

------------------ ( 3 interlíneas ) 

NOMBRE DEL REMITENTE 

Cargo 

------------------ 

------------------ ( 2 interlíneas ) 

Anexos: (opcional) 

------------------ ( 1 interlinea ) 

Datos del transcriptor

Kevin Mauricio Massey Espinosa 9-03